Admin
Admin
المساهمات : 129
تاريخ التسجيل : 23/04/2011
 |  موضوع: التنظيم الإدارى (2) محمد الدسوقى عبد العليم  الأحد 24 أبريل 2011, 7:07 pm | |
| آليات التنفيذ:
لقد عُرّف التنظيم بأنه تأسيس أو بناء العلاقات بين أجزاء العمل، مواقع العمل، والأفراد والعاملين من خلال سلطة فعّالة بهدف تحقيق الترابط وأداء العمل بطريقة جماعية منظمة وفعّالة. ومن هذا المنطلق فإن على الإدارة للتأكد من تحقيق هدف التنظيم أن تسترشد ببعض القواعد أو المبادئ التي من شأنها ضمان تحقيق أقصى فائدة منه، وعلى سبيل المثال فإن على الإدارة العمل على ما يلي:
1ـ تحديد الأهداف بشكل واضح.
2ـ تحديد السلطات والمسؤوليات من خلال الأدلة التنظيمية أو اللوائح وقواعد العمل.
3ـ تحديد دقيق لتوصيف الوظائف: مكوناتها، أعبائها، ومؤهلات القائمين بها.
4ـ تفويض السلطة أو الصلاحيات، حينما يتأكد للإدارة قدرة المفوض إليهم في ممارسة هذه السلطات وتحمل أعبائها.
5ـ تصميم الهيكل التنظيمي بشكل يحقق التفاعل الاجتماعي بين الأفراد ولا يضعهم في صناديق مغلقة.
6ـ تصميم الوظائف بشكل يوفق بين متطلبات العمل الداخلي والظروف الداخلية والخارجية.
عناصر التنظيم الإداري:
1.السلطة:
وتعني السلطة بثلاث حقوق لمن يمتلكها:
• حق التكليف للآخرين للقيام بمهام محددة.
• حق المساءلة عن المهام التي كلف بها الآخرين.
• حق إنشاء الأحداث، أو حق إصدار الأوامر.
وبالطبع فإن السلطة كحق لمن يملكه على الآخرين، ستكون أكثر ارتباطا بالمديرين، وستزداد كلما زاد المستوى الإداري والتنظيمي للمديرين، وأيضا ستكون هي أهم آليات التنظيم في تحريك ودفع السلطة الفعالة، لابد وأن تكون مقبولة من المرؤوسين حتى يتعاونوا معها طواعية.
2.المسئولية:
إنها الالتزام بأداء المهام والواجبات، أو هي قبول حق التكليف بأداء مهام من يملك سلطة التكليف بمهام، ولكنها لا تقف عند حدود قبول التكليف بمهام، ولكنها تمتد إلى قبول المساءلة عن هذه المهام، ومن هنا استمدت (المسئولية من المساءلة).
والمسئولية يجب أن تقترن بالسلطة، فإذا كان المدير سوف يتحمل مسئولية تحقيق الأهداف (أي قبل حق السلطة الأعلى بتكليفه بمهمة تحقيق الهدف) فإنه في المقابل لابد وأن يحصل على قدر مناسب من السلطات يسمح له بتنفيذ هذه المهام من مرؤوسيه.
3.تفويض السلطة:
وهو من أهم عناصر التنظيم لأنه السبب الأساسي في تعدد المستويات الإدارية فالمدير في أعلى مستويات التنظيم يملك كل السلطات التي تمكنه من تحقيق أهداف المنظمة، ولكنه في نفس الوقت يملك قدرات محدودة على أداء كل العمال والمهام واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وحدها.
لذلك لابد وأن يعطي مستوى إداري آخر أقل منه في السلطات وذلك في مقابل تكليفه بمهام معينة ترتبط بتحقيق أهداف المنظمة.
أهمية التنظيم الإداري :
البعد الاجتماعي للتنظيم:
يتداخل مصطلح تنظيم بمعنى المنظمة مع مصطلح التنظيم كعملية إدارية تلي مباشرة عملية التخطيط. حيث يرتبط مصطلح التنظيم بمعنى المنظمة، بالمفهوم الاجتماعي للتنظيم. والذي يعني بالتأكيد على البعد البشري، والعلاقات بين هؤلاء البشر، في إطار منظومة أهداف محددة يسعون إلى تحقيقها، ومن خلال تجميع يحمل هوية معينة.
وفيما يلي عرض لإبعاد المفهوم الاجتماعي للتنظيم :
استمد المفهوم الاجتماعي للتنظيم أبعاده من المحددات الأساسية لمصطلح المجتمع ( باعتبار أن المجتمع يمثل تنظيما محددا ) وهذه المحددات تتبلور في:
• وجود تجمع بشري مختلف في سماته وقدراته.
• أن يكون لهذا التجمع البشري هدف معين يسعى إلى الوصول إليه.
• أن يكون لكل أفراد هذا التجمع البشري دور محدد في تحقيق هذا الهدف.
• أن يوجد لهذا التجمع مجموعة من النظم التي تضم هذه الأدوار في إطار متجانس / أو متكامل مثل وجود نظام اقتصادي، ونظام سياسي، ونظام إنتاجي . . وبحيث يتحرك هذا المجتمع من خلال هذه الأدوار.
• أن يكون لهذا التجمع قيادة مركزية، وقيادة فرعية تتولى المسئولية عن تحقيق الهدف.
• أن يتسم هذا التجمع بإدارة الاستمرارية ومواجهة التحديات التي تواجه هذه الاستمرارية.
وبالتالي عندما نطبق هذه المحددات الأساسية للتجمع على التنظيم بمعنى المنظمة سنجد أنها جميعا تنطبق عليه:
• فالمنظمة تجمع بشري، ولكم قد يكون أكثر تجانسا من حيث السمات والقدرات المستمدة من المجتمع، ولأنها جزء من المجتمع.
• أن يكون لكل منظمة هدف تسعى إلى تحقيقه، وهو الغرض من وجودها، وأيضا قد يكون هذا الهدف أشد تحديدا من هدف المجتمع.
• أن لكل فرد في المنظمة دور محدد يتمثل في الوظيفة التي يقوم بها.
• أن لكل منظمة قائد مسئول، يعاونه مجموعة من القيادات الفرعية.
• أن لكل مجموعة من الأنظمة التي تتحرك في إطارها.
• أن المنظمة تسعى دائما إلى الاستمرارية من خلال إرادة البناء والاستمرارية لدى الأفراد العاملين فيها.
• إن المفهوم الاجتماعي للتنظيم كعملية إدارية يرتبط أيضا بالعلاقات المتبادلة وتقنينها وتحديدها بين الأفراد سواء على المستوى الرسمي أو غير الرسمي.
التنظيم كعملية إدارية:
التنظيم هنا هو الإطار الذي يتحرك داخل مجموعات العاملين في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها، وهو يمثل عملية تحديد وترتيب الجهود وتوزيع الوظائف، المهام، وتصميم العلاقات بين الإدارات. وتحديد الاختصاصات والمسئوليات والسلطات ونظم العمل، من أجل تنفيذ السياسات وتحقيق الأهداف والاستراتيجيات.
وبالتالي فإن التنظيم كعملية إدارية يتعلق بثلاث جوانب أساسية هي:
• الهيكل التنظيمي.
• النظم الإدارية.
• الوظائف والأعمال.
الهيكل التنظيمي:
ويمثل ذلك الموسم الرسم التصويري للعلاقات الرسمية، خطوط الاتصالات ونقل المعلومات، حيث يوفر إطار يعمل الأفراد من خلاله، لأنه ينظم العلاقات بين المستويات الإدارية، ويوفر الرقابة على الأنشطة ويوضح الإبعاد الرأسية والأفقية ويحقق التوازن في عدد المستويات الإدارية.
وهذا يجب أن يعكس الهيكل أسلوب الإدارة ونمط الثقافة في المنظمة وخصائص البيئة المحيطة بها وأيضا الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة لديها.
مبادئ التنظيم الإداري
1.مبدأ الأهداف:
إن أهداف المنظمة لابد وأن ينعكس في هيكلها التنظيمي بشكل مباشر.
2.مبدأ وحدة الأهداف:
إن المنظمة وحدة متكاملة تتكون من مجموعة أجزاء (الأنشطة) وأن كل جزء فيها ( نشاط ) يسعى إلى تحقيق الهدف العام والكلى للمنظمة.
3.مبدأ أولية أهداف المنظمة:
الأولوية دائما لأهداف المنظمة، قبل أهداف العاملين فيها، فأهداف العاملين تتحقق من خلال أهداف المنظمة وليس العكس.
4.مبدأ عدم تغيير المسئولية بتغيير الأفراد أو تغيير السلطة بتغيير الأفراد:
فالسلطة أو المسئولية لا تتغير بتغير الأفراد.
5.مبدأ وحدة الأمر:
لكل شخص في التنظيم رئيس مباشر واحد.
6.مبدأ التسلسل الرئاسي:
السلطة في المنظمة سلسلة أو حلقات تبدأ من أعلى التنظيم وحتى أدناه، ولا يجوز تجاوز المرؤوسين لحلقة من حلقاتها.
7.مبدأ الوظيفة هي المفردة الأساسية في التنظيم:
في الوظيفة هي الأساس في تكوين الهيكل التنظيمي، فالوظائف المتجانسة أو المتكاملة يتم عليها تكوين الوحدات الإدارية والتنظيمية.
8.مبدأ المستويات التنظيمية:
كلما انخفض عدد المستويات الإدارية كلما كان ذلك في صالح المنظمة، وكلما كان التنظيم أكثر فعالية.
9.مبدأ نطاق الأشراف:
هناك عدد مناسب لنوعية الأنشطة وعدد الأفراد الذي يمكن للمدير إدارتهم بكفاءة.
10.مبدأ التفويض:
يجب أن تفوض السلطة إلى أكبر حد ممكن وأن تكون متوافقة مع حجم الرقابة الضروري.
11.مبدأ تعادل السلطة والمسئولية:
إن السلطة والمسئولية يجب أن يتعادلا فلا ينبغي أن تزيد السلطة عن المسئولية.
12.مبدأ التحديد:
كل الواجبات وكل السلطات التي يكلف بها شخص ما، لابد وأن تكون محددة ومكتوبة بدقة ووضوح ويمكن أن الرجوع إليها بسهولة.
13.مبدأ الاستثناء:
على كل مدير أن يتخذ كل القرارات في نظام سلطاته ومسئولياته، وعليه أن لا يرفع لرئيسه الأعلى إلا الموضوعات التي لا يستطيع أن يتخذ فيها قرار بسبب محدودية سلطته.
14.مبدأ الاعتراف بالتنظيمات الغير رسمية:
في كل تنظيم رسمي يوجد بالتوازي تنظيمات غير رسمية، ولابد من الاعتراف بها، والعمل على تطويع أهدافها لأهداف التنظيم الرسمي.
15.مبدأ التوازن التنظيمي:
يجب أن تتوافق الأهمية النسبية للوحدات التنظيمية مع المهام المكلف بها.
16.مبدأ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب:
كل فرد يجب أن يوضع في المكان الذي يتناسب مع مؤهلاته، وخبراته وتكوينه النفسي والثقافي.
17.مبدأ الاتصالات الأفقية:
إعطاء الصلاحية للمديرين عند أي مستوى في التنظيم للاتصال بأي من المديرين الآخرين، واتخاذ القرارات المناسبة، إمدادات الخطط، والقيام بأعمال مشتركة معهم في إطار سلطاتهم ومسئولياتهم بشرط:
• أن يكون الاتصال بمعرفة وموافقة الرؤساء المباشرون .
• لابد من الحصول على موافقة الرؤساء الأعلى، قبل القيام بأي أعمال مشتركة .
18.مبدأ المسئولية النهائية:
والذي يعني بأن التفويض لا يعفي المدير ولا مرؤوسيه من المسئولية والمساءلة.
| |
|
